Pri­va­cy

Datum: april 2018

Uw pri­va­cy is van groot belang voor Knox Coö­pe­ra­tief U.A.(hierna te noe­men: Knox’). Als u gebruik maakt van de web­si­te www​.joink​nox​.com (hier­na te noe­men: de web­si­te’) bewaart Knox een aan­tal van uw per­soons­ge­ge­vens en/​of gege­vens over het gebruik van de web­si­te. Graag infor­me­ren wij u over de wij­ze waar­op wij omgaan met het ver­za­me­len van infor­ma­tie over de gebrui­kers van onze website. 

Ver­strek­king contactgegevens

In begin­sel bewaart Knox alleen per­soons­ge­ge­vens die u ons vrij­wil­lig ver­strekt, zodat Knox con­tact met u kan opne­men of u nade­re infor­ma­tie kan ver­schaf­fen. U kunt op de web­si­te uw naam en tele­foon­num­mer ach­ter­la­ten. U geeft Knox dan toe­stem­ming om uw gege­vens op te slaan en u tele­fo­nisch te bena­de­ren. Uw gege­vens kun­nen intern gedeeld wor­den met per­so­nen die bij Knox ver­ant­woor­de­lijk zijn voor de com­mer­cie. Wij zul­len uw per­soons­ge­ge­vens nooit zon­der uw toe­stem­ming delen met der­den, anders dan met door Knox inge­scha­kel­de ver­wer­kers die han­de­len in opdracht van Knox.

Knox heeft inter­ne beleids­re­gels en con­tro­les om ervoor te zor­gen dat uw gege­vens niet ver­lo­ren gaan, per onge­luk wor­den ver­nie­tigd, mis­bruikt of bekend­ge­maakt en niet toe­gan­ke­lijk zijn, behal­ve voor onze werk­ne­mers bij de uit­voe­ring van hun taken.

Als betrok­ken heeft u het recht ons te ver­zoe­ken om inza­ge en een kopie van uw gege­vens en om uw onjuis­te gege­vens te wij­zi­gen of ver­wij­de­ren. Als u een van deze rech­ten wil uit­oe­fe­nen, neem dan con­tact op met teamup@​joinknox.​com

Gebruik web­si­te

Bij een bezoek van de web­si­te wordt uw IP-adres tijdelijk opgeslagen. 

Coo­kies

De web­si­te van Knox maakt gebruik van coo­kies. Coo­kies zijn klei­ne tekst­be­stan­den die na een bezoek van de web­si­te op uw com­pu­ter, mobie­le tele­foon of tablet wor­den geplaatst. Een coo­kie ont­houdt bepaal­de gege­vens, zoals de pagina’s van de web­si­te die u heeft bezocht. Er bestaan­de ver­schil­len­de soor­ten coo­kies. Niet alle soor­ten coo­kies zijn pri­va­cy­ge­voe­lig. De web­si­te van Knox maakt gebruik van func­ti­o­ne­le en analytische cookies.

Func­ti­o­ne­le coo­kies: Deze coo­kies zijn nodig om de web­si­te te laten func­ti­o­ne­ren. Zon­der deze coo­kies werkt de web­si­te niet, of niet optimaal.

Ana­ly­ti­sche coo­kies: Ana­ly­ti­sche coo­kies hou­den de bezoe­kers­sta­tis­tie­ken op de web­si­te bij. Zo krijgt Knox een beter inzicht in het func­ti­o­ne­ren van de web­si­te. Deze coo­kies heb­ben nau­we­lijks gevol­gen voor de privacy.

Knox maakt daar­bij gebruik van Goog­le Ana­ly­tics. Knox vol­doet daar­bij aan de volgende voorwaarden:

  • Knox heeft een bewer­kers­over­een­komst geslo­ten met Google;
  • De IP-adres­sen wor­den ano­niem gemaakt, zodat gege­vens nooit naar je IP-adres te herleiden zijn;
  • Het account van Knox is zo inge­steld, dat er geen gege­vens wor­den gedeeld met anderen; 
  • Er wordt geen gebruik gemaakt van ande­re Goog­le-dien­sten in com­bi­na­tie met de Google Analytics-cookies.

Uit­zet­ten en verwijderen Cookies

U kunt alle coo­kies (voor alle web­si­tes die je bezoekt) uit­zet­ten, door in de instel­lin­gen van uw inter­net­brow­ser aan te pas­sen dat u alle coo­kies wenst te wei­ge­ren. Hier­door kan het voor­ko­men dat bepaal­de web­si­tes niet meer goed werken.

De wij­ze waar­op u coo­kies kunt ver­wij­de­ren, hangt af van uw inter­net­brow­ser. Raad­pleeg des­ge­wenst de help-func­tie’ van uw browser.

Pri­va­cy­ver­kla­ring sollicitanten

Datum: augus­tus 2019

Knox Coö­pe­ra­tief U.A. (hier­na: Knox’) ver­za­melt en ver­werkt per­soons­ge­ge­vens met betrek­king tot sol­li­ci­tan­ten als onder­deel van het wer­vings­pro­ces. Knox wil trans­pa­rant zijn over hoe zij (persoons)gegevens ver­za­melt en gebruikt, en daar­mee aan haar ver­plich­tin­gen inza­ke gegevensbescherming voldoen.

Wel­ke infor­ma­tie verzamelt Knox?

Knox kan ver­schil­len­de infor­ma­tie over u bewa­ren. Dit omvat of zou kunnen omvatten:

  • Uw naam, adres en con­tact­ge­ge­vens, inclu­sief e‑mailadres en tele­foon­num­mer, geboor­te­da­tum en geslacht;
  • Gege­vens over uw kwa­li­fi­ca­ties, vaar­dig­he­den, erva­ring en arbeidsverleden;
  • Infor­ma­tie over uw hui­di­ge niveau van bezol­di­ging, inclu­sief aan­spra­ken op uit­ke­rin­gen, en/​of
  • Infor­ma­tie over uw Nederlandse werkvergunning.

Knox kan deze infor­ma­tie op ver­schil­len­de manie­ren ver­za­me­len. Gege­vens kun­nen bij­voor­beeld zijn ver­kre­gen uit aan­vraag­for­mu­lie­ren, cv’s, uw pas­poort of ande­re iden­ti­teits­do­cu­men­ten, of ver­za­meld via inter­views of ande­re vor­men van beoor­de­ling. Knox kan ook per­soons­ge­ge­vens over u van der­den ver­krij­gen, zoals refe­ren­ties die zijn ver­strekt door voor­ma­li­ge werk­ge­vers. Het aan­vra­gen en indie­nen van een Ver­kla­ring Omtrent Gedrag (VOG) kan deel uit­ma­ken van de sollicitatieprocedure.

Gege­vens zul­len op ver­schil­len­de plaat­sen wor­den opge­sla­gen, onder meer in uw sol­li­ci­ta­tie­dos­sier, in HR-beheer­sys­te­men en op ande­re IT-sys­te­men (inclu­sief e‑mail). De gege­vens kun­nen wor­den opge­sla­gen in de Cloud met behulp van Cloud­pro­vi­ders en/​of data­cen­ters die zich bui­ten de Euro­pe­se Eco­no­mi­sche Ruim­te (EER) bevinden.

Waar­om ver­werkt Knox persoonsgegevens?

Knox moet gege­vens ver­wer­ken om stap­pen te onder­ne­men voor­af­gaand aan het aan­gaan van een arbeids­re­la­tie. Het kan ook nodig zijn om uw gege­vens te ver­wer­ken om een con­tract met u aan te kun­nen aan­gaan. In som­mi­ge geval­len moet Knox gege­vens ver­wer­ken om ervoor te zor­gen dat zij vol­doet aan haar wet­te­lij­ke ver­plich­tin­gen. Knox heeft een legi­tiem belang bij de ver­wer­king van per­soons­ge­ge­vens tij­dens het wer­vings­pro­ces en bij het vast­leg­gen van gege­vens inza­ke het wer­vings­pro­ces. Door gege­vens van sol­li­ci­tan­ten te ver­wer­ken, kan Knox het wer­vings­pro­ces beheer­sen, de geschikt­heid van een kan­di­daat voor een func­tie bin­nen Knox beoor­de­len en beslis­sen wie zij een baan aan­biedt. Knox moet moge­lijk ook gege­vens van sol­li­ci­tan­ten ver­wer­ken om te rea­ge­ren op en zich te kun­nen ver­de­di­gen tegen juri­di­sche claims. Knox zal uw gege­vens niet gebrui­ken voor enig ander doel dan de wer­vings­pro­ce­du­re waar­voor u uzelf heeft aangemeld.

Wie heeft toe­gang tot gegevens?

Uw infor­ma­tie kan intern wor­den gedeeld met het oog op het wer­vings­pro­ces. Dit omvat leden van het HR- en rekru­te­rings­team, inter­vie­wers die betrok­ken zijn bij het sol­li­ci­ta­tie­pro­ces, mana­gers met een vaca­tu­re en IT-per­so­neel als toe­gang tot de gege­vens nood­za­ke­lijk is voor de uit­voe­ring van hun rol­len. Knox kan uw infor­ma­tie ook delen met der­den die (HR-) dien­sten ver­le­nen aan Knox, zoals aan­bie­ders die scree­nings uit­voe­ren tegen PEP- en sanc­tie­lijs­ten en/​of die een BKR-con­tro­le uit­voe­ren. Uw gege­vens kun­nen wor­den door­ge­ge­ven bui­ten de Euro­pe­se Eco­no­mi­sche Ruim­te (EER) als gevolg van het gebruik van Cloud­pro­vi­ders en/​of data­cen­ters bui­ten de EER waar Knox uw gege­vens kan opslaan. Gege­vens wor­den bui­ten de EER over­ge­dra­gen op basis van het US-EU Pri­va­cy Shield of andere veiligheidsmaatregelen.

Hoe beschermt Knox gegevens? 

Knox neemt de bevei­li­ging van uw gege­vens seri­eus. Knox heeft inter­ne beleids­re­gels en con­tro­les om ervoor te zor­gen dat uw gege­vens niet ver­lo­ren gaan, per onge­luk wor­den ver­nie­tigd, mis­bruikt of bekend­ge­maakt en niet toe­gan­ke­lijk zijn, behal­ve voor onze werk­ne­mers bij de uit­voe­ring van hun taken.

Hoe lang houdt Knox gegevens?

Als uw sol­li­ci­ta­tie niet suc­ces­vol is, bewaart Knox uw gege­vens maxi­maal vier weken na het ein­de van het sol­li­ci­ta­tie­pro­ces. Als u ermee instemt om Knox toe te staan uw per­soon­lij­ke gege­vens te bewa­ren, bewaart Knox uw gege­vens voor een ver­de­re peri­o­de van 12 maan­den ter over­we­ging voor toe­kom­sti­ge werk­ge­le­gen­heid. Aan het ein­de van die peri­o­de of als u uw toe­stem­ming intrekt, wor­den uw gege­vens ver­wij­derd of vernietigd.

Als uw sol­li­ci­ta­tie suc­ces­vol is, wor­den per­soons­ge­ge­vens die tij­dens het wer­vings­pro­ces zijn ver­za­meld, over­ge­dra­gen naar uw per­so­neels­dos­sier en bewaard gedu­ren­de uw dienst­ver­band. De tijd dat Knox uw gege­vens in dat geval bewaard, wor­den u ver­strekt in een nieuwe privacyverklaring.

Uw rech­ten

Als betrok­ke­ne heeft u een aan­tal rech­ten. U kunt:

  • Op ver­zoek inza­ge en een kopie krij­gen van uw gegevens;
  • Knox ver­plich­ten om onjuis­te of onvol­le­di­ge gege­vens te wijzigen;
  • Knox ver­plich­ten om uw gege­vens te ver­wij­de­ren of de gege­vens­ver­wer­king stop te zet­ten, bij­voor­beeld wan­neer de gege­vens niet lan­ger nodig zijn voor de doel­ein­den van de ver­wer­king, en
  • Bezwaar heeft tegen de ver­wer­king van uw gege­vens wan­neer Knox ver­trouwt op haar legi­tie­me belan­gen als rechts­grond voor verwerking.

Als u een van deze rech­ten wilt uit­oe­fe­nen, neem dan con­tact op met teamup@​joinknox.​com

Wat als u geen per­soons­ge­ge­vens wil verstrekken?

U heeft geen wet­te­lij­ke of con­trac­tu­e­le ver­plich­ting om gege­vens te ver­strek­ken aan Knox tij­dens het sol­li­ci­ta­tie­pro­ces. Als u de infor­ma­tie ech­ter niet ver­strekt, kan Knox uw sol­li­ci­ta­tie moge­lijk niet of niet volledig verwerken.

Wij­zi­gin­gen

Knox is gerech­tigd deze Pri­va­cy Noti­ce — Sol­li­ci­tan­ten’ van tijd tot tijd aan te pas­sen, zon­der dat eni­ge ken­nis­ge­ving ver­eist is. De meest actu­e­le pri­va­cy noti­ce kan altijd wor­den geraad­pleegd via de web­si­te van Knox.